Электронные таблицы и табличные процессоры
Табличный процессор - это программа, предназначенная для создания и обработки электронных таблиц.
Электронные таблицы - предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, то есть это двумерные массивы, состоящие из строк и столбцов.
Наиболее популярные табличные процессоры - это Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и Quattro Pro.
Основные понятия
Электронные таблицы – это компьютерный эквивалент обычной бумажной таблицы, в клетках которой находятся либо данные (тексты, даты, формулы, числа и т.д.), либо результаты расчета по формулам. Причем при изменении данных расчет и пересчет выполняются автоматически.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов, которые имеют имена.
Имена строк - это их номера (в Excel 2003 от 1 до 65536).
Имена столбцов - это прописные латинские буквы от A до Z, затем от AA до AZ, BA до BZ и т. д. (в Excel 2003 до IV, всего 256 столбцов).
В Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 рабочий лист имеет 1 048 576 строк и 16 384 столбца, т.е. содержит больше 17 миллиардов ячеек - почти по 3 ячейки на каждого жителя нашей планеты. Другими словами, рабочий лист Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 имеет в тысячу раз больше ячеек, чем рабочий лист Excel 2003.
Для быстрого перемещения на последнюю строку можно использовать сочетание клавиш CTRL + стрелка вниз.
Для быстрого перемещения на последний столбец можно использовать сочетание клавиш CTRL + стрелка вправо.
Можно включить режим, в котором столбцы, как и строки, имеют числовые номера:
В Excel 2007: кнопка Office → внизу Параметры Excel → слева Формулы → справа галочка в пункте Стиль ссылок R1C1.
В Excel 2010 и более новых версиях: меню Файл → внизу Параметры → слева Формулы → справа галочка в пункте Стиль ссылок R1C1.
Ячейка - область на пересечении столбца и строки, которая имеет уникальный адрес (например, А1, К25). Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Рамка активной ячейки играет роль курсора.
Ссылка – указание адреса ячейки или диапазона ячеек.
Блок ячеек (связный диапазон ячеек) – прямоугольная область, состоящая из группы смежных ячеек (A1:H1, C3:C12, B2:G7). Задается адресами верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, указанными через двоеточие.
Окно программы
В Excel два основных режима представления рабочего листа:
- Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.
- Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед печатью.
Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие кнопки вкладки Вид (слева).
В верхней части окна Excel под лентой меню находится Строка формул (строка ввода), слева от нее панель имен, а в нижней части окна - Строка состояния.
Рабочая книга
Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой и имеет стандартное расширение *.xls (в Excel 2007 и всех более новых версиях *. xlsx). Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна программы.
Для работы с файлами в Excel 2007 используется кнопка Office (большая круглая кнопка в верхнем левом углу окна программы). В Excel 2010 (и во все более новые версии) вернулось привычное меню Файл слева от вкладки Главная.
Заполнение ячеек
Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует нажать клавишу <Enter>, одну из клавиш управления курсором или кнопку Ввод . Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.
Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:
- Сделать ячейку активной и нажать клавишу <F2> или дважды щелкнуть в ячейке мышью. В ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором.
- Отредактировать данные.
- Выйти из режима редактирования клавишей <Enter>, одной из клавиш управления курсором или кнопкой Ввод . Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.
Внимание! Перед выполнением любой команды следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.
Типы данных, которые можно использовать в ячейках Excel
- Текстовый (символьный) – любые символы (по умолчанию - выравнивание по левому краю ячейки).
- Числовой (по умолчанию - выравнивание по правому краю). Целая часть отделяется от дробной запятой, но можно перенастроить на любой символ (например использовать точку).
Для этого в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия: кнопка Office → внизу Параметры Excel → слева Дополнительно → справа убрать “галочку” в пункте Использовать системные разделители, ниже указать требуемый символ.Excel 2010 и в более новых версиях нужно выполнить следующие действия: меню Файл → внизу Параметры → слева Дополнительно → справа убрать “галочку” в пункте Использовать системные разделители, ниже указать требуемый символ.
- Дата (Excel хранит даты как целые числа дней начиная с 1.01.1900. Порядковый номер 1 января 1900 года = 1, а 1 января 2008 - 39448, так как интервал в днях равен 39448).
- Время (Excel хранит дату в виде последовательных чисел (сериальных чисел), а время в виде десятичной части этого значения (время является частью даты). Время суток в числовом формате - это десятичная дробь в интервале от 0 до 0,99999999, представляющая время суток от 0:00:00 до 23:59:59).
Установка или изменение формата ячейки: вкладка Главная → группа Ячейки → кнопка Формат → пункт Формат ячеек… → закладка Число. Гораздо проще и быстрее воспользоваться контекстным меню (правая кнопка мыши = пункт Формат ячеек…): - Формулы. Их набор начинается со знака =. Если формула набрана без ошибок, то в ячейке виден только результат, а саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда ячейка активна. В формулах допустимы ссылки на другие ячейки. Например: В5/(G3+7) – это текст, =B3/(G3+7) - это формула.
- Функции – это программы с уникальным именем, используемые в формулах, аргумент(ы) которых указываются в круглых скобках. Например: =СУММ(A3:A6), =COS(123,456), =ПИ().
Для набора функции используют кнопку Вставить функцию слева от Строки формул или большая кнопка Вставить функцию слева на вкладке Формулы ленты меню Excel. При этом вызывается мастер функций. Работа мастера функций начинается с открытия окна, в котором можно выбрать функцию (по категориям и по алфавиту). После выбора нужной функции разворачивается второе окно с запросом требуемых аргументов и параметров.
Допускается использовать вложенные функции.
Например: =COS(ABS(-25)), =ЕСЛИ(B5=B6; LOG(3); -5)